Popis činnosti Kanceláře úřadu
Sekretariát
- připravuje podklady pro jednání starosty a zástupců starosty
- zajišťuje svolávání porad vedoucích zaměstnanců, vypracovává zápisy z průběhu jednání, podle pokynů starosty zajišťuje požadované materiály pro tyto porady
- vykonává sekretářské práce pro starostu, zástupce starosty a radní
- podle pokynů zajišťuje přípravu, přijetí návštěv a oficiálních hostů u starosty, zástupců starosty a radních
- eviduje usnesení RMČ a ZMČ
- zpracovává zápisy a usnesení z jednání RMČ a ZMČ a předává je členům RMČ, ZMČ, předsedům výborů a komisí a vedoucím zaměstnancům, vkládá je na Extranet MČ
- účastní se jednání RMČ, ZMČ a dalších jednání podle pokynů starosty a zástupců starosty
- provádí příjem, evidenci, vyřizování došlé pošty pro starostu, zástupce starosty a radní včetně ukládání a následné skartace
- vyřizuje korespondenci starosty, jeho zástupců a radních, vede adresář a telefonní seznam osob a firem, se kterými starosta a jeho zástupci udržují kontakt
- sleduje elektronickou poštu a upozorňuje starostu a zástupce starosty na došlé zprávy.
Personální úsek
- vypracovává podklady pro přijetí, změnu a skončení pracovního poměru zaměstnanců, vede osobní evidenci a osobní spisy pracovníků včetně jejich pracovních náplní
- vede přehled žen na mateřské dovolené, přehled o pracujících důchodcích, evidenci osobních čísel zaměstnanců, evidenci o délce pracovních úvazků, evidenci zápočtových listů, evidenci pracovních úrazů a další důležité údaje a přehledy
- vede přehled o významných jubileích pracovníků
- sleduje podpůrčí doby zaměstnání bývalých pracovníků úřadu
- zpracovává podklady pro statistická a jiná hlášení
- vyhotovuje platové výměry při nástupu nových pracovníků a další změny týkající se platu nebo funkce
- vypracovává podle příslušných předpisů dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, vede evidenci těchto dohod
- plní povinnosti přihlašování a odhlašování zaměstnanců u zdravotních pojišťoven a dalších úřadů a institucí vyplívající ze zvláštních právních předpisů
- vede přehled čerpání dovolených pracovníků ÚMČ a zodpovídá za vyčerpání celé dovolené u zaměstnanců, jejichž pracovní poměr je uzavřen na dobu určitou či je rozvázán výpovědí nebo dohodou
- vede přehled o ověření zvláštní odborné způsobilosti pracovníků úřadu, zasílá přihlášky na školení pracovníků ÚMČ patřičným organizacím a vede přehled termínů školení
- vede agendu bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci (BOZP), v rámci níž ve spolupráci s externím spolupracovníkem zajišťuje zejména proškolení pracovníků v BOZP a řeší pracovní úrazy
- zodpovídá za vedení evidence a kontrolu splnění zákonných povinností vedoucích zaměstnanců v oblasti střetu zájmů
- organizuje časový plán pobytů v rekreačním zařízení MČ v Chrobolech.
Úsek krizového řízení a vymáhání pohledávek
- řeší ve spolupráci s jednotkami integrovaného záchranného systému všechny mimořádné události na území městské části i v širším okolí, které by mohly mít vliv na zdraví a majetek obyvatel městské části či by mohly ohrozit jejich životy
- zajišťuje organizování přípravy na krizové situace, včetně zpracování a aktualizace krizového plánu, zasedání bezpečnostní rady a krizového štábu a dalších povinností podle zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a změně některých zákonů, v platném znění
- poskytuje MHMP a Hasičskému záchrannému sboru hl. m. Prahy podklady a informace potřebné ke zpracování Havarijního a Krizového plánu hl. m. Prahy
- zajišťuje přípravu městské části na hospodářská opatření pro krizové stavy a jejich organizační zajištění podle zákona č. 241/2000 Sb., o hospodářských opatřeních pro krizové stavy a o změně některých souvisejících zákonů, v platném znění
- uplatňuje požadavky městské části na plnění Hospodářských opatření pro krizové stavy v informačním systému Argis u Správy státních hmotných rezerv
- zajišťuje přípravu městské části na mimořádné události a další povinnosti při ochraně obyvatelstva podle zákona č. 239/2000 Sb., o integrovaném záchranném systému, v platném znění
- zajišťuje ochranu před povodněmi podle zákona č. 254/2001 Sb., o vodách a o změně některých zákonů (vodní zákon), v platném znění, organizuje podle rozhodnutí povodňové komise nebo krizového štábu technická opatření prováděná za povodně v bezprostředně ohrožených nebo již zaplavených územích k záchraně životů a majetku
- pravidelně aktualizuje povodňový plán, plánuje provádění povodňových prohlídek, potvrzuje soulad věcné a grafické části povodňových plánů pozemků a staveb s povodňovým plánem MČ, zpracovává zprávu o povodni a předkládá ji na MHMP, poskytuje podklady do programu Povis (Ministerstvo životního prostředí ČR)
- zajišťuje připravenost městské části k plnění opatření obrany státu podle zákona č. 222/1999 Sb., o zajišťování obrany České republiky, v platném znění
- zpracovává a vede Plán nouzového přežití obyvatelstva, Přehled objektů, které za stavu ohrožení státu nebo válečného stavu mohou být napadeny
- vyhotovuje pověření k provedení výběru věcných prostředků pověřenou osobou Krajského vojenského velitelství hlavního města Prahy
- spolupracuje s Krajským vojenským velitelstvím hlavního města Prahy při přípravě opatření za stavu ohrožení státu nebo válečného stavu podle zákona č. 585/2004 Sb., o branné povinnosti a jejím zajišťování (branný zákon), v platném znění
- zpracovává Jmenný seznam zaměstnanců, pro které je vyžadováno zproštění výkonu mimořádné služby
- zajišťuje metodickou činnost prevence kriminality, vyhledávání programů prevence kriminality, jedná s partnery (např. MHMP, Ministerstvo vnitra ČR, Policie ČR, Městská policie hl. m. Prahy, nestátní neziskové organizace)
- iniciuje vznik preventivních programů, účastní se jednání v pracovních skupinách, zpracovává návrh na zařazení obce do programu prevence kriminality na místní úrovni a granty prevence kriminality na místní úrovni (Partnerství), spolupracuje s vedoucím Klubu mládeže Radotín
- plní povinnosti městské části na úseku ochrany utajovaných informací podle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, v platném znění, a to v rozsahu povinností funkce bezpečnostního ředitele
- vede přehled míst, na kterých je nezbytně nutné mít přístup k utajovaným informacím, zpracovává oznámení o splnění podmínek pro přístup k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené
- zajišťuje zpracování a vedení dokladů administrativní bezpečnosti, zadává zpracování projektu fyzické bezpečnosti objektu
- spolupracuje s Jednotkou sboru dobrovolných hasičů Radotín, provádí její metodické vedení podle zákona č.133/1985 Sb., o požární ochraně, v platném znění, zpracovává dohody o výkonu činnosti se členy, vede dokumentaci Kancelář pro obec a účastní se roční inventarizace majetku a závazků
- zajišťuje vymáhání pohledávek MČ a součinnost s finančními úřady, peněžními ústavy a dalšími institucemi, podává návrhy k soudu u nedoplatků sankční povahy a poplatků
- na základě rozhodnutí RMČ připravuje podklady pro vymáhání pohledávek exekutorem a komunikaci při takto vedených řízeních.
Právní úsek
- poskytuje právní služby pro MČ, ÚMČ a organizační složky MČ ve všech oblastech právních vztahů
- dbá na dodržování obecně závazných právních předpisů a dalších předpisů upravujících činnost MČ a ÚMČ
- zajišťuje výklad obecně závazných právních předpisů
- podílí se na tvorbě statutárních dokumentů MČ a ÚMČ, účastní se přípravy a projednávání jiných právně významných dokumentů a odpovídá za to, že jsou v souladu s obecně závaznými právními předpisy
- poskytuje právní porady, konzultace o právních předpisech, soudních rozhodnutích a jiných právně významných aktech
- podle požadavků MČ a ÚMČ vypracovává písemné právní rozbory a písemná právní stanoviska, vzory smluv všeho druhu a jiných písemností, které vyžadují právní asistenci
- jedná z pověření MČ a ÚMČ v právních záležitostech před soudy a ostatními orgány, připravuje pro řízení před nimi příslušná podání a posuzuje možnost smírného řešení vzniklých neshod před soudním aj. projednáváním
- na vyžádání poskytuje právní součinnost při správních řízeních.
Úsek informatiky
- zajišťuje chod technického i programového vybavení a informačních systémů
- stará se o databáze (registry, agendy atd.) a zajišťuje jejich ochranu před zneužitím
- zajišťuje provoz počítačové sítě
- odpovídá za provoz programů a aplikací v počítačové síti a zálohování dat
- zajišťuje servisní a poradenskou činnost včetně veškerého pomocného materiálu
- zajišťuje potřebnou koordinaci uvnitř ÚMČ i s ostatními ÚMČ ve správním obvodu, MHMP a dalšími institucemi při nákupu a správě vybavení výpočetní technikou.
Úsek školství, mládeže, TV a kultury
- vytváří předpoklady pro kulturní, sportovní, jinou zájmovou a vzdělávací činnost
- plní působnost obce při výkonu samosprávy ve školství mimo ekonomických činností
- koordinuje oblast školství ve správním obvodu Praha 16
- spoluorganizuje akce pořádané MČ
- zajišťuje činnost grantové komise v oblasti volnočasových aktivit, sportu a kultury
- působí v oblasti protidrogové prevence
- plní funkci protidrogového koordinátora správního obvodu Praha 16
- spolupracuje s Klubem mládeže Radotín
- spolupracuje s letopiseckou komisí
- zajišťuje redakční činnost pro Noviny Prahy 16.
Úsek propagace
- provádí práce s elektronickými a digitálními technologiemi za účelem propagace MČ
- připravuje elektronické verze publikací (časopisů)
- zajišťuje veškeré grafické práce včetně návrhů
- zpracovává inzeráty pro Noviny Prahy 16
- archivuje dokumenty a celá čísla Novin Prahy 16
- připravuje a realizuje Noviny Prahy 16 na internetových stránkách MČ
- dokumentuje dění v MČ, vytváří a průběžně rozšiřuje archivní materiály (vč. fotografií), a to i za ostatní území správního obvodu Praha 16
- provádí záznam a střih digitálních videosnímků
- spoluorganizuje akce pořádané MČ
- spravuje webové stránky a Extranet MČ
- připravuje tiskové zprávy a další informace z dění v MČ na webové stránky a podle jejich povahy rovněž na Extranetu MČ, hlášeními místního rozhlasu, na vývěskách v budovách ÚMČ i plakátovacích plochách
- na Extranet MČ vkládá veškeré informace pro informovanost zaměstnanců, zápisy z komisí, materiály pro členy ZMČ apod.
- zajišťuje redakční činnost pro Noviny Prahy 16
- připravuje podklady pro distribuci Novin Prahy 16.